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一、会场布置介绍
会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的印象,是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。
会场布置总体要求
会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等
会议场所的室外布置
会议场所的室外及入口布置可根据需要选择: 1、主会标 2、欢迎拱门、条幅 3、彩球、鲜花、氦气球 4、地毯 5、展架、易拉宝、广告板 6、引导牌 7、灯箱 8、签到台 9、休息座椅
会议场所的室内布置
会议场所的室内布置可根据需要选择: 1、会标、背景板 2、主席台\听众席、演讲台的布置,3、鲜花、彩球、彩带等装饰 4、音像辅助设备 5、灯光、电源设备 6、茶点,可参考:会议的食品饮料安排 7、奖品、礼品、活动道具 8、桌牌、名牌 9、摄像设备
二、会场布置需要注意的事项
物品准备
1、清洁卫生,摆放好会议桌和足够数量的会议椅,调整好座椅位置,同一水平线、面对面。订做欢迎条幅,可挂在会场门口,也可在室内适当位置。
2、摆放花卉,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定。
3、确定参会人数、人员、打印座次牌,准备签字笔、笔记本等物品,每人一套。
4、准备多媒体设备,完成调试工作
5、桌面物品,正前方座次牌,右手正前方杯垫及水杯,杯把向右侧转45度,靠近水杯位置摆放消毒湿巾可不备,左手前方可放置水果或瓶装纯净水,以防领导不喝茶水,正中放置笔记本,笔记本右侧放签字笔。其他物品,如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放,注意桌面整齐划一,不可过于拥挤、杂乱。 
会议座位安排
首先,请领导确定在主席台就座人员的准确名单。
其次,确定身份最高的人员就座于主席台前排中央,其他人员按先左后右、一左一右顺序排列,这只是在中国的政务礼仪中。在其他的商业场合,尤其是外事场合,则反之,右为上。 
会场人员座次安排
1.横排法,即按照会议人员名单,以姓氏笔画或单位名称笔画为序,从左至右横向依次排列。
2.竖排法,即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列,左右排列法,即将横排法中从左至右改为以主席台为中心,向左右两边交错排列。  
会场气氛的营造
会场气氛直接影响到与会者的情绪,这关系到会议的效果。
1.会标
将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方,即为会标。会标能体现会议的庄严性激发与会者的积极参与感。
 2.会徽。
即能体现或象征会议精神的图案标志,一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标的如党徽、国徽、团徽、警徽等,也可以向社会公开征集。 
其他,灯光,要注意灯光的亮度,一般主席台上的灯光要比台下代表席的灯光亮,色调,要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激的如红、粉、黄、橙亮丽明快,使人感觉热烈辉煌,适合庆典类会议的蓝、绿、紫庄重典雅,使人感觉严肃端正,适合一般工作会议,旗帜,重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛的标语,简洁明快的标语口号能振奋与会者精神,强化会议主题,花卉,适当的花卉能给人以清新活泼之感,既能点缀会议氛围,又能减轻与会者长时间的疲劳。
三、会场选择
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:
第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”
第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。 第四:要有停车场。现代社会召集会议“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。
四、常用会场布置方案
会场布置方案一
说明:会场主背景采用一块会议主背景板与两块会议侧背景板的组合表现形式,整体风格简单、大气。配备灯光、舞台特效表现相应活动主题。适用于500人以上的大型论坛、开幕式等活动。
会场布置方案二
说明:会场主背景采用木质背板嵌一块或多块LED显示屏(或投影幕)的组合形式,配以灯光、舞台特效,烘托活动氛围。适用于各种论坛、研讨会、年会等活动。 
会场布置方案三
说明:会议主背景板采用异形或弧线型设计,针对具体活动主题定制完成。适用于要求较高或需要整体突出活动主题的会场布置,造价较高。
会场布置方案四
说明:采用一块会议主背景板与两块LED的组合表现形式,两侧加灯光及舞台特效。适用于年会、演出活动、发布会等。
会场布置方案五
说明:一块会议主背景板,木质舞台、洽谈桌椅、灯光等。简单、大气。
五、会议场地的布置方式
1、剧院式会场布置
在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点:在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,最大限度地将空间利用起来,在有限的空间里可以最大限度容纳人数;但参会者没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等等。 作为参会人员比较多的情况下,会议场地布置的首选。
2、课桌式会场布置
会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放,按教室式布置会议室,每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性;参会者可以有放置资料及记笔记的桌子,还可以最大限度容纳人数。适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录。 
3、围桌式会场布置
适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等等 。
4、长方形会场布置
将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围上围裙,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议,前方设置主持人的位置,可分别在各个位置上摆放上麦克风,以方便不同位置的参会者发言;此种会议场地布置方式容纳人数较少,对会议室空间有一定的要求。 
5、U型式会场布置
将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以做装饰;不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次。
6、鸡尾酒式会场布置
以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式,自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围会议摆台。

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