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年会策划的重要因素

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时间：2019-05-23 18:10 作者：shangjiaqi 来源：维小尼活动策划网

年会策划最重要的几个要素 年会年年有，但不是每年都能有创意！创意年会如何策划呢？最基本就是要从策划的基础开始！广州悦野定向运动服务有限公司根据多年策划经验，为大家分享年会策划的几个要素！ 年会目的 所有年会无论是答谢客户也好奖励员工也好公司总结也好，无非就是由公司方和员工方两个方面来看： 公司领导方：讲话讲好、活动做好、年会效果好 员工方：吃好、喝好、玩好 随着策划的开展和进行，这些目的都会不知不觉的完成大家在这个环节可以忽略了，但是要做到心知肚明，并且尽量向这个方向靠拢。 年会主题 所有公司年会主题基本一致，任何公司任何方式的年会都可以归纳为八个字：回顾过去、展望未来。可以年会筹备组进行内部创意，也可以全员有奖征求，带动年会前期的氛围。主题最好以口号形式出现，

 

例如：“爱我XX（公司），凝聚进取，共创未来”，“襄盛举、绘蓝图、新跨越”，“整合、分享、共赢” 等等，结合公司情况创意。 年会时间场地流程安排 年会举行的时间，场地的选择建议，年会流程的时间安排。举办时间尽可能选择周末或第二天休息日。年会流程，要包含准备工作时间安排，年会当天领导讲话，各部门展示，颁奖等时间安排，节目宴会时间安排等，预留时间，以防环节拖沓，影响后续环节进展。场地选择上，根据年会形式，提报两种以上场地的建议，费用高低不等，通常场地选择是酒店、公司、外包会场。

 

这里大家要做出斟酌的是： (1)场地选择酒店，酒店通常会有小型的外包会场，活动做完直接吃饭，一切都可以由酒店安排，但是承载人数较少。 (2)场地选择公司，公司如果合适的话活动在公司举办即经济又实惠，但是布置会场和最后收尾打扫工作量比较大。吃饭会餐的时候还需要做出特别安排，或者转战酒店。 (3)外包会场针对规模比较大的公司，可以专门租赁大型会议场地或者游戏活动场地，但是会餐时同样需要转移阵地。有些大型场所可以一起承担酒席布置，将活动和聚餐很好结合。

年会形式 年会的形式通常会选择如下几种： (1)全员大会+节目表演 这种组合基本上一天，上午比较严肃的进行全员大会，领导讲话，团队精英展示，领取军令状或新一年工作任务，调整新架构，颁布新任命通知等。对于表彰员工和优秀团队大多选择穿插在下午的节目表演环节中。 (2)聚餐+节目表演 节目表演由各部门分别上报节目，审核、彩排。至于场地选择也较为简单，各大饭店均有舞台搭建的服务，各位仅需要组织下布置会场，奖品等细节就可以完成策划。选择的种类大多是唱歌、小品、舞蹈、相声这样的节目流程，外加一个领导层恶搞表演的节目。这类活动压力比较大的是主持人，需要贯穿全场，具备较强的灵活控场能力；同时DJ也需要注意力高度集中来配合节目。节目通过员工评选，在年会结束时，公布获奖节目，颁发纪念奖品或奖金。也可以聘请专业的表演团队，将整场气氛推向高潮后结束活动开始就餐。 (3)旅游 只要经费允许，旅游外包给旅游公司的这类年会也比较简单，并且充满了乐趣。到了这个季节，远一点的旅游地点可以选择：阳光灿烂海南游、哈尔滨冰雪风情之旅、七彩云南之旅、新疆探奇之旅、乌鲁木齐冰雪游等活动都是人们津津乐道且羡慕的旅游活动，而这些也是旅游公司比较大的旅游项目，各种活动都比较丰富且价格合适。近一点的可以选择：滑雪、冰瀑、农家乐、山庄休闲、篝火晚会、大型野炊烧烤等栏目。如果公司经费宽裕，甚至可以选择海外游国外游。韩国泰国等国家都是旅游的好选择，价格方面视人数而定，大致在3000-6000左右。举办国外游注意组织好大家办理护照。外出旅游的一切附加项目均可以和旅游公司洽谈，这类活动也是充满话题性的选择。 根据公司规模，小的公司多以聚餐为主，规模越大的公司，年会的丰富程度，活动环节也越多，充分体现人多创意多的特色。当然每年被人羡慕的年会，还有一些金融，房产，互联网大鳄行业，会出现发放大额年终奖金，扛着一袋袋毛爷爷回家过年；又或者海南游，出国游，主题酒会大party，足以羡煞旁人。 此部分将年会流程安排已文字形式描述即可。

 

例如。今年年会形式建议“全员大会+节目表演”，上午全员大会播放公司纪录片，董事长发表公司全年业绩情况总结，分发各部门新一年任务，精英团队展示。下午各部门提报节目表演，穿插优秀员工，优秀团队颁奖环节。中午在会场进行自助式冷餐会。 年会会务组 年会会务组的组建是策划能不能实施的关键，所谓不怕神一样的对手，只怕哼哼一样的队友。会务组成员的选择很重要，最起码是有责任心、有协调能力的人。而会务组的工作主要有这几个：1、洽谈场地、酒店；2、采购物资；3、DJ、主持；4、下发通知；5、引领接待；6、组织活动；7、布置会场；8、活动环节时间把控；9、物资制作；10、突发状况应急处理。要做到事无巨细，所有工作提前做好安排和准备，为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报，领导授权了，通过各部门选择的会务组人员才好听 。

 

节省预算

花同样的钱可以办更多的事。不可理解?这就要了解酒店的定价体系，一般而言，酒店的价格从高 到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有 的客户抱怨直接向酒店订会议场地和客房反而比通过会务公司报价高的原因。隔行如隔山，其中有许 多的操作技巧是业外人士所不知道的。

二、 节省时间

简化操作流程。专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，按照您的年会组织五要 素，他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的会务代S公司经验丰富，他们应该可以很快报 出初步的预算供您参考。

三、 更好地协调酒店关系

以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一^需要很多协调工作的 系统工程。会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。

四、 确定方案环节

 

首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场'舞台及背景搭建、节目选 择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要 的确认实施细节了。首先，要创建一^工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手 段。

工作表的内容要包括以下几个方面：

1、 邀请的贵宾及确

2、 舞台设计、场地搭建、灯光苜响布置的完成；

3、 文书工作、会议资料的准备；

4、 房间分配表；

5、 用餐(餐标、菜单、主桌、台卡)；

6、 交通安排；

7、 各项工作的负责人及联络方式,•

8、 支付各项定金的时间表；

9、 表演者的邀请及确认；

10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡；

11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。

在縫准备工作的时候，关键点是：围鮮会的目的、重要人物'核心议题的关联活动是否够 丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得^尝失了。在结算环节，关键是在活动进行过 程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及 里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。

 

一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10%以内，酒店是可以炅活 处理的。总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行谓况、对会务代理的服 务滕，不足和建议。