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年会活动策划预算成本一般是怎么算的？

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时间：2019-06-14 18:11 作者：shangjiaqi 来源：维小尼活动策划网

在年会活动现场中不是一个人就能完成整场活动的，需要一个团队有默契的配合，才能更好的完成整个活动，所以爱情果酱活动现场中执行人员平时的需要培养彼此的默契度再者合理的分工，这样活动才会做的更加完美。爱情果酱出的策划方案方内容会对客户进行提案，介绍客户企业介绍及优势展示并听取客户的建议。会根据客户提的意见，会对方案进行修改调整，在调整完毕之后与客户进行确认。

 

在灯光这方面年会策划公司搭建就十分重要，还有音效和灯光，因为声音和光线可以带动好氛围，营造出很好地现场效果。只有完善的设备才能使舞台活起来，才能更有效的发挥年会活动本身的希望。一场成功的大型年会，一个过目不忘的舞台效果，就是年会策划公司活动从业者自我价值的zui大体现。也有很多人喜欢年会策划公司策划的现场感受，会有zui好的音响效果和氛围。让年会圆满结束。

举办年会对于企业来说具有了非常重要的作用，因为一场年会可以让团队更加具有凝聚力，让明年大家更加有冲劲，所以每一场年会都必须要精心策划，那么一场年会的策划价格是多少呢？下面小编跟大家说一说。

 

首先我们得清楚，一场年会策划划组成的部分主要包括有4大方面呢 ：1、场地用餐费用 2、年会策划布置费用 3、宾客接费用 4、员工福利费用

 

一、 年会策划场地用餐费用

 

场地用户餐的费用是占整个年会总策划的百分之三十，主要是整个年会场地用餐、酒水、等这个费用主要看企业的预算，以及定的酒店场地的档次情况。

 

二、年会策划布置费用

 

要想一场年会年会出效果，那需要请年会策划公司为自己精心打造一场晚会，策划公司的主要包括有：主要提供活动整体策划、执行、灯光、音响、舞台、活动整场效果布置、节目、演艺、摄像、摄像、主持、化妆师.....

 

对于企业而言，年会的策划主要占整个年会的策划的20%~30%，一般来讲打造简单一些的晚会价格是在10万之内，如果是打造有效果的晚会是在15万左右，大场精致的晚会则需要在20万以上。

 

三、年会策划宾客接待费用

 

我们企业举办一场年会，是需要宴请到宾客的，邀请的伴手礼，宾客的坐车费用，或者有一些需要住宿的费用。宾客接待费用占活动的5%~10% 左右。

 

四、年会策划员工福利费用

 

在年会现场，领导、董事长都发会一些员工福利做为嘉奖等等，这方面占整个年会的活动的20% 。

策划每一场年会，我们必须要考虑年会的时间成本、年会预算、年会策划方案这三个最重要的因素。一个成功的企业年会除了要展示企业风采，也要投入更多人文关怀因素。

 

活动策划公司——湖南天泽传媒来给大家介绍下做好企业年会活动策划重要的三个要素。

 

一、节省年会预算

 

花同样的钱可以办更多的事。不可理解？拿企业年会定酒店来说，要节省年会酒店费用，这就要了解酒店的定价体系。一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的客户抱怨直接向酒店订会议场地和客房反而比通过年会活动策划公司报价高的原因。

 

二、节省年会时间

 

节省年会时间的重要一点是简化操作流程。专业的年会策划公司对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，按照您的年会组织五要素，他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的年会策划公司经验丰富，他们应该可以很快报出初步的预算供您参考

 

三、确定方案环节

 

首先要将此次活动的核心议题合理地安排到年会议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：

 

1、 邀请的贵宾及确认其成行；

 

2、 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；

 

3、 文书工作、会议资料的准备；

 

4、 房间分配表；

 

5、 用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；

 

6、 交通安排；

 

7、 各项工作的负责人及联络方式；

 

8、 支付各项定金的时间表；

 

9、 表演者的邀请及确认；

 

10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡；

 

11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。

当你开始策划活动时，应在成本表上列出你规划的预算，这样你可以清楚地知道哪些项目可以在不超出顶算的情况下添加进去。成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如，在你列出成本表、了解了预算的收支平衡点后，你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛，而不是使用复杂精美的花饰，以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。你需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。

 

由于每一次活动都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时。应该从头到尾预想一下你的活动，并拟订一个大纲，然后再回头逐条填写所需资金。记住，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。人员变动非常普遍—他们今天还在这里，明天就可能走了。你需要书面确认哪些项目包括在内，哪些不包括在内，并要求供应商们详细列出每个项目。即使是一些看似不重要的项目，也请他们给出具体详细的说明。

 

根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算，并把这些文件存放在不同的档案里，给它们注明日期，编上号码(如，修订本1，修订本2)。你必须随时掌握预算的情况，以便对于应该包括哪些项目作出合理的决定。账单来的时候，要先核实一下再缴费。要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出现让人感到意外的情况。适当调整你的成本表。每收到一张账单，把账单所示的实际费用记录在成本表上，与原先预测的数额进行对比。特别注意账单上有没有什么项目是经过口头批准、而且已经付费但却没有被记录下来的。

 

有一种为公司节约成本的方式，那就是媒体选择上的技能。对于活动运营企业来说，媒体的选择具有其奇特的优势。首先，它是内容制造商，活动本身就有可能吸引媒体进行免费的报道，好比说“超级女声”就常常成为各种媒体竞相报道的题材;其次，活动运营公司对媒体的选择自主性比较强，可以依据活动的不同类型与特色选择媒体。